wo liegen eigentlich die unterschiede zwischen einem normalen fileshare und einem dms?
diese frage ist ansich ziemlich eigenartig, weil man die beiden technologien aufgrund ihres unterschiedlichen ansatzes gar nicht vergleichen kann; das ist auf der einen seite ein bisschen so wie äpfel mit birnen vergleichen, auf der anderen seite jedoch eine frage, die ich bereits oft gestellt bekommen habe und damit doch legitim ist. der fokus liegt hier natürlich auf vergleichbaren features; dass z.b. ein normaler fileshare beim einscannen von papierdokumenten wenig hilfreich ist, sollte ohnehin jedem klar sein nehme ich mal an 😉
ich habe die unterschiede in 5 teilen durchleuchtet; starten wir mit dem ersten: allgemeine unterschiede
| Document Management System | Fileshare | ||
| generelle Benutzerfreundlichkeit | für die Anwender zum überwiegenden Teil eher verwirrend; es gibt je nach Produkt mitunter mehrere Tools, um Tasks zu erledigen, wobei jedes Tool für sich meist nicht alle Funktionalitäten bietet | sehr einfach; gibt es schon ewig, “jeder kann damit umgehen” | |
| Zugriffsmöglichkeiten | primär per Web-Frontend, je nach Produkt auch über Webdav, CIFS und eigene (meist Windows-) Clients | primär per CIFS; rein theoretisch auch über IIS und WebDav möglich | |
| Verzeichnisstruktur | mit einem richtigen und gelebten Konzept durch Metadaten, Suche und virtuellen Views im Idealfall nebensächlich. Navigation in den Foldern je nach Produkt aber eher unkonfortabel | Sehr gute Foldernavigation | |
| Integration in Desktop Applikationen | direktes Speichern und Laden nicht immer möglich | direktes Speichern und Laden möglich | |
| Performance | im Vergleich zu Fileshares meist langsamer | akzeptabel | |
| Backup / Restore | Je nach Produkt (Trennung Datenbank mit Document Store) aufwendiger; basiert auf Transaktionen, daher Rollback möglich | Backup ist einfach; Fileshare basiert aber nicht auf Transaktionen, daher Rollback nicht möglich (Workaround: Volume Shadow Copy) |