den allgemeinen teil und die basis-features haben wir uns bereits angesehen; nun geht es mehr ins detail:
| Document Management System | Fileshare | ||
| Suche | Sehr gute Suchmöglichkeiten | Es gibt out of the box keine wirkliche Suchmöglichkeit | |
| Metadaten | vom Dokumententyp unabhängig sehr umfangreich möglich | kaum vorhanden | |
| Versionierung | stellt eine Kernfunktionalität dar | nicht möglich; sofern Volume Shadow Copy aktiviert ist können aber zumindest eine zeitlang ältere Versionen wiederhergestellt werden | |
| Check-In / Check-Out | stellt eine Kernfunktionalität dar | nicht möglich | |
| Notifizierungen bei änderungen | je nach Produkt auf verschiedene Arten möglich – z.B. per Mail oder per XML-Feeds (RSS, Atom) | nicht möglich | |
| Collaboration | je nach Produkt in unterschiedlicher Qualität vorhanden – Blog, Wiki, Discussion Forums, Meeting Workspaces, etc | nicht möglich | |
| Offline Arbeiten | je nach Produkt besser oder auch schlechter als bei File-Shares möglich | via “offline verfügbar machen” möglich | |
| Workflows | je nach Produkt in unterschiedlicher Qualität möglich | nicht möglich | |
| Auditing – wer führt welche Aktion durch? | sehr gute Möglichkeiten | rein theoretisch möglich; tatsächlich aber kann Event Log nicht vernünftig ausgewertet werden |