e_sharepoint

… wie bereits gestern vermutet bringt die developer version des bdc meta mans tatsächlich einige neuerungen:

Welcome to another Lightning Tools Newsletter,

Some exciting announcements this month, plus a great conference to attend!

Oracle, Web Services, DB2, Access available in Developer version
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One of the most difficult things about building and selling software is licensing. In an ideal world we could all
give our software away for free and live of Google Ads but of course we all have bills to pay and wish to put more
and more effort into making our software better. One of the most common questions we’ve had with BDC Meta Man is
the wish to try out Oracle, DB2 or Web Service functionality before purchasing a license – which up until now
hasn’t been possible.
With version 3.0.0.1 release of BDC Meta Man however you have the ability to use the free Developer version of BDC
Meta Man the same way you could with SQL Server. This means for Oracle, DB2, Web Services and MS Access you can
add entities, create an association, try out the write back web parts etc etc

So shoot over to the Lightning Tools web site and get version 3.0.0.1 of BDC Meta Man.

jeder, der bdc connections erstellt, landet früher oder später beim bdc meta man – den gibt es auch in einer gratis version, die sich “developer” nennt… im unterschied zu der kostenpflichtigen variante kann man z.b. nur sql ansprechen oder keine gespeicherten definitions wieder laden und weiterentwickeln.

glaubt man diesem post, so kann man nun mit der neuen verison 3.0.0.1 sehr wohl auch z.b. oracle usw verwenden.

todo: downloaden und testen!

in der philosophie von microsoft verwendet man meeting workspaces, um alle infos rund um das meeting zentral beisammen zu haben:

  • es wird die agenda und dokumente, die für das meeting relevant sind, abgelegt. alle teilnehmenden personen sind ebenfalls ersichtlich
  • nach abschluss des meetings soll der output ersichtlich sein: das protokoll, vielleicht im rahmen des meetings erstellte dokumente, unter umständen z.b. auch eine tasklist um die identifizierten tasks zu verfolgen

 

Was ist nun zu tun, um die meeting workspaces verwenden zu können?

im sharepoint muss es natürlich zumindest einen bereich geben, in dem die workspaces abgelegt werden – jeder workspace ist dabei anschließend eine eigene site. die config der outlook clients erfolgt per group policy – man benötigt dazu die adm files für outlook 2007 (download), die settings finden sich dann unter "user configuration\administrative templates\microsoft office outlook 2007\meeting workspace":

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das wichtigste setting ist hier "default servers and data for meeting workspaces" in dem genau definiert wird, wo mit welchen templates in welcher sprache workspaces angelegt werden können.

das feld besteht aus 6 teilen, die durch "|" getrennt sind: Server URL, Server friendly name, TemplateLCID, TemplateID, TemplateName und OrganizerName – wenn es mehrere server gibt, so können diese einfach angehängt werden. z.B. könnte ein eintrag wie folgt aussehen: http://meetings.demo.internal|T-Systems Meeting Workspace|1033|MPS#0|Basic Meeting|Name

sobald die group policy zugewiesen wurde, gibt es bei der erstellung einer neuen besprechungsanfrage einen neuen bereich:

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nachdem es in diesem beispiel nur einen server in der config gibt (und das group policy setting "disable user entries to server list" aktiviert wurde), gibt es für den anwender nichts weiter zu konfigurieren – ein klick auf erstellen legt den workspace nun an

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… dies funktioniert aber nur, wenn der ersteller site owner ist (und da haben wir bereits einen großen nachteil der sache…)! verfügt man nicht über ausreichende rechte, so erscheint eine authentifizierungsanforderung. per default hat jeder benutzer genau solch einen bereich: die mysite!

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sobald die erstellung abgeschlossen ist, fügt outlook in den body der einladung einen kleinen absatz ein, indem auch ein link auf den workspace vorhanden ist:

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der link muss aber nicht unbedingt verwendet werden – auch nach einem rechtsklick auf die besprechung im kalender kann der workspace geöffnet werden:

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ändert man etwas in dem kalendereintrag während man offline ist, so wird diese auch tatsächlich (meistens) an sharepoint übertragen, sobald man wieder online ist – dazu gibt es auch einen netten hinweis:

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folgende infos werden aus outlook nach sharepoint übertragen: die teilnehmer, der ort, start und ende. und das auch nur, wenn man nach einem update "senden" klickt – nur speichern führt zu keinem erfolg. umgekehrt wird nichts übertragen – d.h. alle änderungen direkt am meeting workspace werden nicht ins outlook übertragen.

alle teilnehmer werden automatisch auf der site mit berechtigungen versehen, auch jene, die nachträglich hinzugefügt werden. es werden sogar die berechtigungen wieder entzogen, wenn man eine person von der teilnehmerliste entfernt. nur, wenn man direkt auf der site manuell berechtigungen vergibt – was man, da man ja owner sein muss ohne probleme machen kann – passieren bei änderungen der teilnehmer in der einladung eigenartige dinge. es benötigt bis zu einigen minuten, bis die berechtigungen tatsächlich vergeben sind; d.h. mitunter will jemand bereits auf einen workspace zugreifen und hat aber noch keine berechtigung dazu…

zuguterletzt kann man die verknüpfung manuell entfernen:

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in diesem fall ist dies auf dem meeting workspace ersichtlich:

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dies ist auch dann der fall, wenn eine besprechung abgesagt wurde, denn ein meeting workspace wird niemals wieder automatisch gelöscht.

fazit: die meeting workspaces können nicht losgelöst von einer firmenweiten sharepoint implementierung eingeführt werden. es gibt aufgrund der notwendigen berechtigungen aus meiner sicht nur 3 möglichkeiten:

  1. die mysite. dort haben die workspaces imho überhaupt nichts verloren, aber immerhin sind die berechtigungen auf jeden fall vorhanden
  2. einen eigens dafür geschaffenen bereich, z.b. meetings.demo.internal. auch hier kann man dafür sorgen, dass die notwendigen rechte vorhanden sind (es liegt aber in der natur der sache, dass somit natürlich jeder dort beliebige sites erstellen kann…), und vor allem erreicht man den vorteil, dass alle workspaces zentral abgelegt und erreichbar sind. durch die zentrale ablage ergeben sich weitere vorteile: man kann zentral eigene templates erstellen, den bereich z.b. ins internet publishen, etc – aber auch nachteile: mit der zeit entsteht ein gigantischer datenfriedhof, und der content wird getrennt – hier liegen informationen des meetings, alles andere nicht (sondern z.b. auf einem fileshare, etc)
  3. im jeweiligen bereich, d.h. z.b. in einem project workspace, im bereich der jeweiligen abteilung etc. dies bringt auf der einen seite den großen vorteil, dass alle informationen beisammen sind – also z.b. alle meetings eines projektes direkt im jeweiligen project workspace. auf der anderen seite können damit natürlich nicht alle ablageorte per policy vorgegeben werden – somit müssen die organisatoren der besprechungen manuell die entsprechende config vornehmen. die wenigsten werden site owner sein, damit sind support calls schon mal sicher.

sinnvoll bleibt damit also nur die 3te lösung, und diese kann eben nur teil eines großen konzeptes einer sharepoint einführung sein.

es gibt mittlerweile so viele spannende blogs über sharepoint, dass ich absolut nicht mehr mit dem lesen nachkomme; hier sind jedenfalls wieder einige nützliche links:

Navigating SharePoint Server Backup
MySite Pages and Architecture
Customizing the My Site look and feel
Customizing MOSS 2007 My Sites within the enterprise

hier wieder einige nützliche links:

Advanced lectures and white papers
SharePoint Deployment Essentials Guide
SharePoint-Konferenz

nicht immer handelt es sich um eine lokale installation – eine durchdachte planung der infrastruktur sollte zwar natürlich immer die basis sein, spätestens wenn man wan strecken und gar landesgrenzen überwinden muss führt eigentlich kein weg mehr daran vorbei – hier kann diese artikelserie sehr hilfreich sein: Plan to deploy Office SharePoint Server globally; dazu passend gibt es auch noch ein poster. es gibt sogar einen eigenen artikel für entwickler der auf das optimieren von webparts für wan verbindungen eingeht…

hier wieder einige nützliche links:

Branding SharePoint Error Pages
Workaround for creating timer jobs after a restore in SharePoint
Set content type at the folder level in SharePoint
SharePoint 2007 Permissions Matrix
Setup Incoming E-mail in Just 5,000 Steps!
How to create your own custom 404 error page and handle redirect in SharePoint 2007 (MOSS)?
How to create a custom timer job in SharePoint 2007 (MOSS)
MOSS2007 and IRM – Step by Step Part 1
MOSS2007 and IRM – Step by Step Part 2

… kann online kostenlos gelesen werden!

Microsoft SharePoint 2007 For Dummies

Offering simple instructions and focused coverage of SharePoint 2007, this plain-English guide will help you install SharePoint, create sites and grant access, manage data and business processes, use sites to improve employee relations and much more.

binarywave stellt mit sonar lite (momentan) gratis ein webpart zur verfügung, mit dem es sehr schön möglich ist die performance einer sharepoint-seite auf “objekt-ebene” zu sehen

Sonar Lite provides granular, server-side performance data for a number of common page components, including:
Web Parts
Images
Scripts
Style Sheets
Embedded Objects (Silverlight, Flash, etc.)
…and more!
In addition, Sonar Lite provides page-level statistics including:

Page Status
Page Size
Page Execution Time
Number of Controls
Average Control Execution Time
Number of Web Parts
Average Web Part Execution Time
All page statistics can be exported in XML format to Excel for additional data manipulation, graphing and reporting.

sharepoint performance messung

… nur noch schlimmer.

wie ist das gemeint? nun, um einen quick win zu erziehlen, um kleine lösungen zu basteln, die für ein team, eine abteilung passend ist, ist wss gut geeignet: es ist “gratis”, weil bei win2k3 dabei, es ist schnell installiert, im kleinen rahmen schnell angepasst und für alle anwender von microsoft software leicht zu bedienen.

das führt also mitunter dazu, dass alle abteilungen, denen die entwicklung des zentalen dms systems nicht schnell genug – oder gar in die falsche richtung geht – mal eben schnell selbst eine insellösung schaffen. was der abteilung hilft, schadet dem unternehmen aber enorm, denn damit geht ein wesentlicher vorteil solch eines systemes verloren – die informationen sind nicht mehr zentral gesammelt und zugänglich, sind ziemlich sicher auch noch mehrfach abgelegt und: es werden keine vorschriften eingehalten: es gibt meist kein backup, von compliance redet bei “abteilungsservern” sowieso niemand.

das war früher bei domino auch so. es ist total leicht und einfach, eine datenbank für den bedarf der eigenen abteilung zu schnitzen. aber domino hat einen vorteil: die ganzen datenbanken liegen wenigstens auf den servern der it abteilung, und man braucht einen administrator um eine neue datenbank zu bekommen. es ist also wenigstens zentral, denn einen eigenen domino server installiert kaum jemand.

wenn man nicht aufpasst schießen sharepoint installationen dagegen wie schwammerl aus dem boden, und man muss schon einiges an aufwand treiben um überhaupt zu wissen, wo es überhaupt installationen gibt – mit anderen worten hat microsoft also wieder einmal etwas geschaffen, dass bei den anwendern sehr gut ankommt. fazit: die cio’s müssen sich gute strategien überlegen, um dem wildwuchs herr zu werden – und die anderen hersteller müssen gas geben, um von moss in ein bis zwei versionen nicht in den schatten gestellt zu werden.