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erst vor kurzem hatte ich ein wenig über die versionierung geschrieben – ok, es war heute – (btw: mehr unterschiede zwischen einem dms und einem fileshare habe ich hier in 5 teilen zusammengeschrieben: 1, 2, 3, 4, 5); und wie es halt nun mal so ist, gibt es auch details, die nicht so perfekt sind – wie z.b. die minor versions…

wichtig ist, dass man folgendes im hinterkopf behält:

– man kann die anzahl der major versions festlegen

– man kann die anzahl der major version festlegen, die minor versions haben

– man kann aber nicht die maximale anzahl der minor versions einer major version festlegen!

man erwartet nur bei der zweiten option die anzahl der minor versions festzulegen, tatsächlich ist dem aber eben nicht so:

versioning

Was passiert also, wenn man wie im Beispiel oben die einstellung 5/3 wählt? angenommen von einem dokument gibt es folgende versionen:

6.0 – 6.1

5.0 – 5.1 – 5.2

4.0 – 4.1

3.0 – 3.1 – 3.2 – 3.3

2.0

1.0

und man published eine neue major version, dann erhält man folgendes:

7.0

6.0 – 6.1

5.0 – 5.1 – 5.2

4.0 – 4.1

3.0 – 3.1 -3.2 – 3.3

2.0

warum? nun, die version 1.0 wurde gelöscht, weil es die 6 major version ist, jedoch ja nur 5 aufgehoben werden. wenn man nun die nächste minor version, also 7.1, erstellt so werden 3.1 – 3.3 ebenfalls gelöscht; weil ja nur von 3 major die minor versions aufbehoben werden; also eigentlich ziemlich einfach, oder?

ein ganz eindeutiger vorteil eines dms gegenüber einem normalen fileshare ist die möglichkeit, dokumente zu versionieren und damit zum einen änderungen nachvollziehen, aber auch zum anderen unabsichtliche” änderungen ohne restore wieder rückgängig machen zu können, indem man einfach die vorherige version wiederherstellt.

nicht alle anwender sind sofort davon begeistert – doch wenn man erst einmal begonnen hat, sich damit zu beschäftigen, lernt man es sehr schnell schätzen; üblicherweise durchläuft man folgende stufen:

stufe 0: keine versionierung

für manche anwendungsgebiete völlig ausreichend, trotzdem aber technologische steinzeit: willkommen am fileshare – wollten wir nicht eigentlich schon längst weg davon?

stufe 1: major versions

mit der aktivierung von major versions haben endlich die endlosen dateilisten a la “20080731 Angebot XY V0.3.doc” ein ende – zumindest, wenn man das feature richtig einsetzt. wozu eine versionsnummer, wozu ein datum im filenamen? dies übernimmt die versionierung!

denken wir an folgendes beispiel: in einer library liegt neben vielen anderen ein file namens “incentive.doc”. wäre es nicht fein, wenn man per mail informiert wird, sobald es eine änderung in dieser datei gibt?

hier kann uns ein weiteres dms feature namens “alert me” helfen – in unserem beispiel aktivieren wir die alertierung nur auf das eine dokument, weil uns änderungen an allen anderen dokumenten nicht interessieren:

alert_me

sobald nun also eine neue version des dokumentes hinzugefügt wird, erhalten wir eine benachrichtigung per e-mail. praktisch, oder?

ein weiterer großer vorteil: der link zu dem dokument bleibt immer gleich, und es öffnet sich immer die aktuelle version…

stufe 2: minor/major versions

nachdem der link zu dem dokument immer gleich bleibt und andere anwender sich vielleicht über änderungen an dokumenten, die in ihrer verantwortung liegen, benachrichtigen lassen kommt schnell eine weitere anforderung: solange sie noch an zwischenversionen arbeiten, soll diese für andere anwender nicht sichtbar sein – für diese soll weiterhin nur die letzte major version sichtbar sein.

kein problem: verwenden sie minor/major versionierung!

stufe 3: check in / check out

zuletzt möchte man normalerweise verhindern, dass jemand anders ebenfalls ein dokument bearbeitet während man selbst änderungen vornimmt – damit sind sie bei der letzten stufe angekommen: aktivieren sie check in /check out!

check_out

natürlich ist das weit nicht alles; zum einen sind diese stufen nur fiktiv – d.h. man kann natürlich z.b. check in / check out auch ohne versionierung oder nur mit major versions verwenden. zum anderen bietet sharepoint aber auch noch weit mehr in diese richtung, wie z.b. einen approval workflow: eine major version muss so z.b. von ein oder mehreren personen abgenickt werden, bevor diese gültig ist. selbstverständlich bleibt die workflow history ersichtlich, sodass alle schritte zu jedem zeitpunkt nachvollzogen werden können. bist du bereit?

bisher gab bei einem 64bit index server nur zwei möglichkeiten: entweder einen workaround von adobe, oder foxit.

der workaround von adobe war wirklich als solcher zu sehen, sprich: produktiv nicht wirklich verwendbar. der ifilter von foxit ist durchaus brauchbar – wenn auch nicht kostenlos – hatte aber einen nervigen bug: popups wie mssdmn.exe – Application Error : The instruction at “0x2a3682e6” referenced memory at “0xffffffff”. The memory could not be “read”. dürften allen anwendern des ifilters wohl nicht fremd sein.

doch nun ist weihnachten; es gibt von beiden seiten erfreuliche neuigkeiten:

von foxit gibt es die version 1.0.0.2405, bei der es die nervigen popups nicht mehr geben sollte; und auch von adobe gibt es nun einen 64bit ifilter; freue mich schon auf erfahrungsberichte!

mit dem kostenlosen search server 2008 express bzw. mithilfe des infrastructure updates auch im sharepoint steht uns ein geniales feature zur verfügung: die federated search.

grob gesagt wird mithilfe des eingegebenen suchwortes eine url zusammengebaut, aufgerufen, und das ergebnis (welches xml sein muss) zusätzlich zu dem eigentlichen suchergebnis angezeigt. das wichtige wort ist hier zusätzlich: es werden also nicht die resultate von allen quellen abgewartet und zu einer einzigen liste zusammengeführt, sondern separat ausgegeben. das ist auch besser so: zum einen ist die suche somit schneller, denn im anderen fall müsste man natürlich auf die antwort der langsamsten quelle warten. und zum anderen wäre es wohl schwer bis unmöglich, die einzelnen treffer sinnvoll zu sortieren – welche quelle, welches einzelne resultat darin hat welches ranking?

in summe ist dieses feature also imho ein absoluter mehrwert, und es ist auch kaum ein aufwand eine weitere quelle zu konfigurieren; microsoft stellt auch eine liste von anbietern ins netz, welche die federation unterstützen sollen.

siehe da, enterprise vault ist in der liste – wäre es nicht fein, zusätzlich in meinen archivierten e-mails zu suchen?

absolut. doch dann wird es schwierig – ein fertiges “federated location definition” file konnte ich nicht finden; damit wäre es am einfachsten gewesen. doch auch in der dokumentation, in der knowledge base, im web, etc ist von federated search keine rede. man findet nur dinge wie:

“Federated search connectors in Search Server 2008 will provide Enterprise Vault customers the ability to search their archived content and live content from the same search interface. One of the primary goals of Enterprise Vault is to provide a seamless end-user experience. Our federated locations for Search Server 2008 will help to further our ability to deliver on this goal.” – David Scott, Group Product Manager, Symantec

doch halt, hier ein spannender artikel: where to get federated location

Federated Search was available in Search Server 2008 as of March 2008 and is now available in Microsoft Office Sharepoint Server 2007; however, as of July of 2008, Enterprise Vault Federated Location is not available in the current version of Enterprise Vault 2007 and is not currently supported by the Symantec Enterprise Vault team. This is erroneously stated in the […] article from Microsoft

schade eigentlich. und vielleicht sollte man den artikel anpassen…

updates und fixes gibt es für wss und moss mittlerweile eine menge, doch bisher fehlte eine vernünftige übersicht – die gibt es nun endlich fast auf der technet. leider allerdings eben nur fast, weil dort nur die major updates, nicht aber die letzten zumindest kommulativen fixes gelistet sind. bleibt zu hoffen, dass microsoft dies noch nachholt. bis dahin gibt es ja zum glück genug blogs, die sogar die build number mitliefern.

es gibt für wss/sharepoint zwar leider weiterhin keinen – mir bekannten – kurs, so wie es diese z.b. für excel etc gibt; aber immerhin gibt es ein ganz nettes online training (und nicht zu vergessen gibt es natürlich auch das training toolkit).

ein ifilter für tiff? das hört sich vor allem angesichts des mit 500$ für die professional variante sehr humanen preises absolut interessant an. ich habe den filter selbst nicht getestet, kann daher über die ocr qualität nichts sagen – freue mich aber über jeden erfahrungsbericht!

Why Use Captaris TIFF iFilter?
– Support Enterprise Search
– Add full-text search and retrieval of image documents alongside Microsoft Office and other electronic documents.
– Enable E-Discovery.
– Search images along with electronic documents to speed up E-discovery tasks and find more business-critical information.

“You can now stand up an Alfresco Labs server next to a SharePoint Server, and Office will not be able to tell the difference between the two, but we are offering considerably more scale than SharePoint can deliver”

zitat von john newton (cto von alfresco); und auch ansonsten taucht der name alfresco im gleichen atemzug mit sharepoint in letzter zeit ziemlich oft auf. testen wollte ich alfresco ohnehin schon lange mal, also war es nun endlich zeit dafür. immerhin sprechen viele von einem sharepoint-klon…

das ist natürlich unsinn; alfresco ist kein klon von sharepoint, sondern die entwickler haben sich die offengelegte dokumentation der office protokolle zu nutzen gemacht. somit können word, excel, powerpoint usw mit einem alfresco server so wie mit einem sharepoint-server kommunizieren, ohne irgendein plugin o.ä. in office installieren zu müssen.

“das wars aber auch schon” – zum glück. es wurde hier nicht krampfhaft versucht, sharepoint nachzubauen sondern das durchaus gute produkt um die integration in office erweitert – so, wie es bestimmt alle ernstzunehmenden hersteller auch machen werden.

seit kurzem gibt es für mom zwei neue management packs für wss und moss:

These packs monitor the health state of the components in your SharePoint environment that affect performance and availability. When there is an issue that may cause service or performance degradation, Operations Manager 2007 uses the management packs to detect the issue, alert you to its existence, and facilitate diagnosis and corrective actions.

The management packs monitor:

* Windows SharePoint Services 3.0 related services (Timer, Tracing and Search)
* Windows SharePoint Services 3.0 related Events
* Web server applications such as Internet Information Services (IIS)
* IIS-related Events
* Microsoft SQL Server® database-related events
* WSS Server performance

The SharePoint Monitoring Toolkit Management Packs have been rewritten from the ground up to take advantage of the latest features of System Center Operations Manager 2007. Major improvements from previous packs include:

* Extended rules
* New and improved reports
* Additional actions
* New views
* Elimination of backward compatibility dependencies
* Increased reliability
* Noise reduction through tuning and event suppression
* Thoroughly tested compatibility of management packs with:
o System Center Operations Manager 2007
o System Center Essentials
o Microsoft Office SharePoint Server 2007 SP1

… endlich gibt es teile des versprochenen enterprise search feature packs als public verfügbares update: Description of the Microsoft Office Servers Infrastructure Update: July 15, 2008 – siehe auch Issues that are fixed in Microsoft Office Servers by the Microsoft Office Servers Infrastructure Update

die farm ist damit auf dem build stand von 12.0.6318.5000 – endlich federated search für moss!

update: hier gehts direkt zu den downloads:
Infrastructure Update for Microsoft Office Servers (KB951297) – x86
Infrastructure Update for Microsoft Office Servers (KB951297) – x64
Infrastructure Update for Windows SharePoint Services 3.0 (KB951695) – x86
Infrastructure Update for Windows SharePoint Services 3.0 (KB951695) – x64

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